Privacyverklaring Wind en Watersport Vlaanderen

1. Algemeen

Wind en Watersport Vlaanderen (WWSV) hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens.
 
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. WWSV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).
 
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• uw persoonsgegevens beperkt verwerken: enkel de gegevens dewelke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten als betrokken persoon omtrent uw persoonsgegevens. Via deze Privacyverklaring willen wij u hierop attent maken en willen wij uw rechten respecteren.

Als WWSV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Wind en Watersport Vlaanderen
Zetel: Zuiderlaan 13, 9000 Gent
Telefoon: 09/243.11.20
Emailadres: privacy@wwsv.be
Ondernemingsnummer: 0472215004
 
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.
 

2. Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

• Identificatiegegevens:
  
  • Persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer
  • Elektronische identificatiegegevens: e-mail, cookies
  • Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer
• Rijksregisternummer
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, sportieve gegevens (o.a. categorie, uitslagen, aanwezigheden,…)
• Gegevens betreffende de lichamelijke gezondheid: aard beperking
• Gegevens betreffende de psychische gezondheid: medisch attest
• Financiële bijzonderheden: betalingen, rekeningnummer
• Opleiding en vorming
• Beeldopnamen (foto’s, video’s, opnames,…)
• Strafrechtelijke veroordelingen: het uittreksel Strafregister - Artikel 596.2 ('minderjarigenmodel'): Enkel nodig voor specifieke activiteiten met contacten met kinderen en jongeren

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.
Voor het optimaliseren van onze communicatie analyseren we de interactie hierop. Om onze strategische doelstellingen op te stellen, maken we gebruik van ons ledenbestand. Hiervoor maken we onder andere een analyse van de drop-in/drop-out op basis van leeftijd, geslacht, provincie.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door WWSV verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
• Het verstrekken van informatie en voeren van dienstverlening aan niet-leden (gerechtvaardigd belang)
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
• Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding
  
  • Federatieadministratie (gerechtvaardigd belang)
  • Sportieve administratie in het kader van stages, kampen,… (contractuele grond)
• Het organiseren van (recreatieve) competities
  
  • Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang)
  • Organisatie van een sportevenement (contractuele grond)
• Het organiseren van andere activiteiten zoals sportieve en extrasportieve evenementen (contractuele grond)
• Promotie, PR en communicatie waaronder
  
  • Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
  • Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
  • Het beheren van de federatiewebsite (gerechtvaardigd belang)
• Het uittreksel Strafregister (artikel 596.2) wordt jaarlijks opnieuw opgevraagd. Dit is enkel van toepassing voor iedere (nieuwe) meerderjarige medewerker waarmee een overeenkomst of een eenzijdige benoeming of conform de vrijwilligerswet een engagement mee wordt aangegaan wanneer er sprake is van een op structurele basis rechtstreeks contact met minderjarigen in het kader van opleiding, begeleiding, animeren, opvoeden of het geven van cursussen.

4. Verstrekking van gegevens aan derden

Naast de hieronder opgenomen samenwerking met derden, zullen wij de verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek. Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
 
Wij delen persoonsgegevens met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
 
Uw persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval worden uw persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen of een adequaatheidsbesluit, overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.

4.1 Verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider);
• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting): EasyHost, West-Concept, Combell;
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …): Connectify, JVD-Solutions;
• het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat;
• het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers: Arena;
• het verkrijgen van subsidies: Sport Vlaanderen;
• het aanvragen van brevetten en diploma’s: FOD Mobiliteit, VTS;
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen: EasyHost, ComBell, Mailchimp;
• het verzorgen van een goede werking van onze websites:
  
  • WWSV heeft een verwerkingsovereenkomst met Google afgesloten
    • De gegevens worden versleuteld en anoniem verwerkt
    • WWSV heeft ‘gegevens delen’ met Google uitgezet
    • De Google Analytics-cookies worden niet gebruikt in combinatie met andere diensten van Google, zoals DoubleClick en AdWords.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkingsovereenkomst hebben. We maken met deze partijen de nodige afspraken om de beveiliging confidentialiteit van uw persoonsgegevens te waarborgen.

4.2 Ontvangers

Wij delen uw persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• Subsidiërende overheden
• Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

5. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt:

• Identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

 
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via privacy@wwsv.be.

6. Bewaartermijn

WWSV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.
 
WWSV verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 10 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking).
 
Het uittreksel Strafregister wordt enkel en alleen, op een discrete wijze, ingelezen door één medewerker van WWSV en wordt daarnaast niet bijgehouden of gedeeld met derden.

7. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens WWSV van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen en stellen bij indien nodig;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

8. Uw rechten omtrent uw gegevens

• U hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
• U hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
• U hebt het recht op het gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
• U hebt het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
• Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails).
• Ook heeft u het recht om de door uw verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via volgend adres kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag:

Wind en Watersport Vlaanderen
Zuiderlaan 13, 9000 Gent
privacy@wwsv.be
 
Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren.

9. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

Wind en Watersport Vlaanderen
Zuiderlaan 13, 9000 Gent
privacy@wwsv.be
 
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. De contactgegevens zijn:
De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be
 
De Vlaamse Toezichtcommissie (VTC):
Vlaamse Toezichtcommissie
Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel
+32 (0)2 553 20 85
contact@toezichtcommissie.be

10. Aanspreek Persoon Integriteit (API) 

Binnen WWSV is er ook een API aanwezig. De API is een eerste aanspreekpersoon en staat dus liefst dicht bij de leden. Bij WWSV is de API een personeelslid die de nodige opleidingen hiervoor heeft gevolgd. De API is de verantwoordelijke voor de ethiek en staat in voor de implementatie van de beleidsmaatregelen inzake grensoverschrijdend gedrag.

De API is gemakkelijk te benaderen, biedt een luisterend oor,  is discreet, onafhankelijk en neutraal (zit dus niet in het bestuur of in andere commissies). Een API is iemand die je kan vertrouwen. De API rapporteert wel aan het bestuur van de federatie, maar de betrokkenen kunnen anoniem blijven indien zij dat wensen.   
De API helpt bij het maken van de, voor die persoon, juiste keuzes. Door goede begeleiding wordt verergering en herhaling van grensoverschrijdend gedrag en mogelijke misstanden voorkomen.
De API kan advies geven over eventuele vervolgstappen.

• Wanneer en waarvoor kun je bij de API terecht ?

• Hoe wordt dit aangepakt ?

Mocht u een desbetreffende klacht hebben dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
De Aanspreekpersoon Integriteit (API) van de federatie: api@wwsv.be of tel. (enkel voor API-meldingen) 0468/412 730

11. Wijziging privacyverklaring

Wind en Watersport Vlaanderen kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste versie is beschikbaar op de website. De laatste wijziging gebeurde op 08/05/2024.