Privacyverklaring Wind en Watersport Vlaanderen

1. Algemeen

Wind en Watersport Vlaanderen (WWSV) hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. WWSV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als WWSV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Wind en Watersport Vlaanderen
Zetel: Zuiderlaan 13, 9000 Gent
Telefoon: 09/243.11.20
Emailadres: info@wwsv.be
Ondernemingsnummer: 0472215004
 
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door WWSV verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
  • verstrekken van informatie en voeren van dienstverlening aan niet-leden (gerechtvaardigd belang)
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
  • Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding
    • Federatieadministratie (gerechtvaardigd belang)
    • Sportieve administratie in het kader van stages, kampen,… (contractuele grond)
  • Het organiseren van (recreatieve) competities
    • Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang)
    • Organisatie van een sportevenement (contractuele grond)
  • Het organiseren van andere activiteiten zoals sportieve en extrasportieve evenementen (contractuele grond)
  • Promotie, PR en communicatie waaronder
    • Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
    • Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
    • Het beheren van de federatiewebsite (gerechtvaardigd belang)

3. Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

  • Identificatiegegevens: naam, voornaam
  • Privé-contactgegevens: telefoonnummer, e-mail, adres
  • Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer
  • Rijksregisternummer
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, aard beperking, medisch attest
  • Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer,…)
  • Opleiding en vorming
  • Sportieve gegevens (o.a. categorie, uitslagen, aanwezigheden,…)
  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames,…)

 We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

Voor het optimaliseren van onze communicatie analyseren we de interactie hierop. Om onze strategische doelstellingen op te stellen, maken we gebruik van ons ledenbestand. Hiervoor maken we onder andere een analyse van de drop-in/drop-out op basis van leeftijd, geslacht, provincie.

4. Verstrekking van gegevens aan derden

Naast de hieronder opgenomen samenwerking met derden, zullen wij de verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen.

Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij delen persoonsgegevens met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Je persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval worden je persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen of een adequaatheidsbesluit, overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.

4.1 Verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider);
  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting): EasyHost, West-Concept, Combell;
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …): Connectify, JVD-Solutions;
  • het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat;
  • het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers: Arena;
  • het verkrijgen van subsidies: Sport Vlaanderen;
  • het aanvragen van brevetten en diploma’s: FOD Mobiliteit, VTS;
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen: EasyHost, ComBell, Mailchimp;
  • het verzorgen van een goede werking van onze websites:
    • WWSV heeft een bewerkersovereenkomst met Google afgesloten
      • De gegevens worden versleuteld en anoniem verwerkt
      • WWSV heeft ‘gegevens delen’ met Google uitgezet
      • De Google Analytics-cookies niet worden gebruikt in combinatie met andere diensten van Google, zoals DoubleClick en AdWords.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden).

We maken met deze partijen de nodige afspraken om de beveiliging confidentialiteit van je persoonsgegevens te waarborgen.

4.2 Ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • Subsidiërende overheden
  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

5. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt: identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming)

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@wwsv.be, dan verwijderen wij deze informatie.

6. Bewaartermijn

WWSV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

WWSV verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 10 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking).

7. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens WWSV van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen en stellen bij indien nodig;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

8. Je rechten omtrent je gegevens

  • Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.
  • Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.
  • Je hebt het recht op het gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.
  • Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.
  • Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)
  • Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

Via volgend adres kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.
Wind en Watersport Vlaanderen
Zuiderlaan 13, 9000 Gent
info@wwsv.be
 
Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren).

9. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
Wind en Watersport Vlaanderen
Zuiderlaan 13, 9000 Gent
privacy@wwsv.be
 
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be

10. Wijziging privacyverklaring

Wind en Watersport Vlaanderen kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste versie is beschikbaar op de website. De laatste wijziging gebeurde op 22/12/2021